Dans le monde complexe de l’immobilier et de la gestion patrimoniale, les SCI (Sociétés Civiles Immobilières) jouent un rôle prépondérant en permettant à plusieurs personnes de s’associer pour acquérir, gérer, valoriser et/ou transmettre un patrimoine immobilier. Au cœur de cette structure se trouve une obligation légale et morale souvent négligée mais essentielle : l’approbation des comptes. Cette étape bien qu’administrative en apparence, revêt un caractère primordial dans la relation entre associé(e)s, garantissant transparence, confiance et bonne gestion.

L’article 1856 du Code Civil crée une obligation pour les gérant(e)s de sociétés civiles de rendre compte au moins une fois dans l’année de leur gestion aux associé(e)s en présentant un rapport écrit accompagné de l’indication des bénéfices réalisés ou des pertes encourues.

Rappelons que le non-respect de cette obligation peut fonder à l’encontre du(de la) gérante (ou des gérant(e)s lorsqu’ils sont plusieurs) :

• une action en responsabilité civile au motif de la violation des statuts, des lois et au regard des fautes commises dans sa (leur) gestion,
• une action en responsabilité pénale pouvant aller jusqu’à six mois d’emprisonnement et 9 000 € euros d’amende.

En quoi consiste l’approbation des comptes dans une SCI ?

L’approbation des comptes au sein d’une SCI est une étape annuelle cruciale à l’occasion de laquelle les associé(e)s se réunissent pour examiner et approuver les comptes de la société.

Cette procédure implique généralement la présentation des états financiers comprenant le bilan, le compte de résultat et éventuellement l’annexe.

Elle permet de rendre compte de la santé financière de la société, de ses performances et de sa situation patrimoniale. Elle peut être l’occasion par ailleurs de faire un point sur la valeur locative du patrimoine et sa valeur intrinsèque et d’envisager les travaux à réaliser sur proposition de la gérance.

Une SCI peut être soumise à différents régimes fiscaux (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, régime réelle d’imposition, régime micro-foncier…). Pour autant ceux-ci n’ont aucun impact sur l’obligation de tenue de cette assemblée qui reste une obligation inhérente au droit reconnu aux associé(e)s d’avoir un droit permanent à l’information du fait de leur seule qualité d’associé(e).

Le formalisme est le même que pour les sociétés commerciales (hors le dépôt formel des comptes auprès du Greffe), imposant le respect des règles légales, les dispositions du Code Civil et du Code de commerce et des règles statutaires spécifiques à chaque SCI, telles que les options à la visioconférence des assemblées et à la signature électronique des procès-verbaux.

L’approbation des comptes dans les SCI : une opération réglementée et savamment orchestrée

L’organisation d’une assemblée générale d’approbation des comptes en SCI obéit à un formalisme relativement strict fixé à la fois par la loi et les statuts dans une certaine liberté aux associé(e)s pour organiser les statuts et leur réglementation.

L’étape fondamentale de la convocation de l’assemblée générale d’une SCI

C’est le(la) gérant(e) ou l’un(e) des co-gérant(e)s qui doit convoquer l’assemblée générale pour examiner les comptes annuels. Cette étape est garante d’une bonne information des associé(e)s conformément à leur droit fondamental.

Cette convocation doit être faite dans les délais prévus par les statuts de la SCI et comprendre l’ordre du jour détaillé et l’ensemble des documents nécessaires aux associé(e)s pour se forger une opinion sincère sur les comptes et la situation de la société afin de voter lors de l’assemblée de façon éclairée. A ce titre, tous les éléments nécessaires aux associé(e)s doivent leur être communiqués. Cela vise aussi bien les documents comptables (bilan, liasse et éventuelles annexes) que tous autres documents (demande de renouvellement d’un preneur, demandes formelles de travaux, projets de devis pour travaux significatifs, projet d’offre d’emprunt…).

Comme pour les sociétés commerciales, l’assemblée générale destinée à approuver les comptes doit nécessairement prendre la forme d’une assemblée générale ordinaire. Ce point qui a un impact sur le droit de vote des associé(e)s (voir ci-après) est un point fondamental. Il s’en suit que si la gérance veut également évoquer d’autres sujets qui pourraient, quant à eux, relever d’une assemblée d’une autre nature, il conviendra de convoquer une assemblée générale mixte ou deux assemblées à deux temporalités différentes.

Si la loi prévoit un délai et un formalisme de convocation précis (au moins 15 jours avant l’assemblée par courrier recommandé avec accusé réception), les statuts peuvent prévoit sur ce point d’autres règles qu’il conviendra de respecter. Une convocation par courrier simple ou remise en main propre n’est pas nécessairement nulle pour autant. Du moins, tant que l’associé(e) destinataire n’en conteste pas la régularité. Mais comment se garantir a priorité de cette nullité qui pourrait être soulevée par un(e) associé(e) mécontent(e)?

Le seul moyen en réalité est, en cas de difficulté, de s’assurer d’un strict respect des conditions légales et statutaires.

Or, adapter les dispositions statutaires à chaque situation est primordial afin de fluidifier les relations entre associé(e)s, le fonctionnement de la société et prévenir de tout conflit ultérieur lié à un formalisme bancal ou des thématiques mal appréhendées (présence d’enfants mineurs par exemple, présence d’un(e) associé(e) en incapacité juridique, ventilation du capital pouvant présenter des sujets lors des votes notamment avec plusieurs branches familiales représentées, ouverture ou fermeture des statuts à la transmission…).

Les dispositions statutaires définissent les droits et obligations des associé(e)s, y compris leurs pouvoirs de décision et de contrôle. Elles peuvent régir les modalités de prise de décision, de cession de parts sociales et de résolution des conflits entre associé(e)s avec une certaine flexibilité pour autant qu’on use de cette faculté offerte par le Code Civil sans partir sur des statuts formatés.

Prendre des statuts types formatés c’est comme mettre les chaussures de quelqu’un d’autre. On peut marcher quelques kilomètres, mais au bout du chemin il ne faut pas s’étonner d’avoir des ampoules.
Les statuts doivent être suffisamment clairs et non équivoques afin d’éviter tout contentieux liés à leur interprétation, en plus d’être flexibles afin de s’adapter aux besoins évolutifs de la société, de son environnement et de ses associés.

Par exemple, les clauses statutaires liées au droit de vote seront sensiblement différentes en présence de démembrement de propriété des parts sociales. Notamment en présence d’un engagement de conservation de parts sociales (appelé également Pacte Dutreil).

La présentation des comptes d’une SCI

Lors de l’assemblée générale, le(la) gérant(e) présente les états financiers de la société. Il(Elle) explique les principaux éléments et répond aux questions des associé(e)s. Il(Elle) peut se faire assister par son cabinet d’expertise-comptable par exemple pour toute question d’analyse technique. La complexité de certaines situations recommande par ailleurs la présence d’un juriste. Il n’est pas toujours aisé pour un néophyte, aussi éclairé soit-il, de présenter les comptes d’une société civile (selon qu’elle est à l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés par exemple). Par ailleurs, le(la) gérant(e) ne peut pas toujours anticiper les questions et leur technicité qui lui seront posées lors de cette assemblée.

Débattre et voter : Le droit de tout(e) associé(e) à exprimer sa position

Les associé(e)s ont ensuite l’opportunité de discuter des comptes présentés, de poser des questions et de faire part de leurs observations. Après délibération, un vote est organisé pour approuver les comptes.

En général, cette décision est prise à la majorité des voix des associé(e)s présent(e)s ou représenté(e)s. Là encore, les statuts restent le chef d’orchestre et peuvent imposer des règles spécifiques.

Que se passe-t-il en cas de démembrement des parts sociales (lorsque les parts sont réparties entre un usufruitier et un nu-propriétaire) ?

L’article 1844 al. 3 du Code Civil dispose que l’usufruitier vote en principe pour toutes les décisions concernant l’affectation des bénéfices et le nu-propriétaire pour toutes les autres décisions.
Il est cependant possible de déroger à cette répartition en la prévoyant dans les statuts.

De telles clauses peuvent être prévues en matière notamment de donation, de pacte Dutreil et permettent de moduler précisément les droits de l’usufruitier et du nu-propriétaire en fonction des objectifs poursuivis et d’assurer la sécurité juridique et fiscale découlant de ces situations.

L’assemblée générale peut être organisée sous format dématérialisé (visioconférence). Néanmoins, la loi fixe de façon stricte le recours à ce format. Cela n’autorise en rien à faire une assemblée par téléphone ou par internet sans respecter des prérequis techniques fixés par la loi. Par ailleurs, le recours à cette méthode n’est possible qu’à la condition que les statuts le prévoient.

Quid alors de la nullité d’une assemblée générale tenue en visioconférence alors que les statuts ne prévoient pas ce mode de convocation ? Elle peut être attaquée en nullité, ce qui, par ricochet, pourrait rendre nulles toutes les décisions prises à son occasion.
Comment éviter ce risque ? en mettant à l’ordre du jour d’une prochaine assemblée, par exemple, une refonte complète des statuts pour permettre la convocation numérique et la tenue dématérialisée de l’assemblée.

Là encore, la présence d’un juriste au côté de la gérance permet de s’assurer du respect de la réglementation et d’éviter la nullité des débats et des décisions prises.

Le Procès-verbal de l’Assemblée générale : Une garantie mémorielle

Une fois les comptes approuvés, un procès-verbal de l’assemblée générale est rédigé. Ce document officiel atteste de la tenue de la réunion, des décisions prises et des votes exprimés.

Le procès-verbal une fois établi doit être conservé obligatoirement dans un registre centralisant l’ensemble des décisions d’associé(e)s. Cette obligation légale qui peut être satisfaite par la tenue d’un registre physique papier ou dématérialisé (en blockchain impérativement pour être conforme à la loi) est souvent oubliée. Elle se rappelle assez durement aux associé(e)s lorsque la société subit un contrôle d’une administration (contrôle fiscal ou URSSAF par exemple) ou en cas de succession lorsque le(la) notaire demande sa production pour justifier des opérations passées. Il devient alors assez complexe de recomposer un historique a posteriori et de retrouver la tracer de toutes les décisions prises.

En revanche, il n’est procédé à aucun dépôt des comptes auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société, comme pour les sociétés commerciales. Contrairement à ce qui est souvent imaginé, le fait que la société soit assujettie à l’impôt sur les sociétés ne modifie en rien l’absence de cette obligation. Le régime fiscal, là encore est sans lien sur le fait que les associé(e)s ne peuvent pas déposer leurs comptes sociaux auprès du greffe quand bien même ils le souhaiteraient.

Et dans le cas d’un refus d’approbation des comptes ?

Le refus d’approuver les comptes par les associé(e)s ne stoppe pas l’activité de la société mais le(la) gérant(e) devra modifier les comptes et traiter toutes les causes de blocage avec les associé(e)s.

Enjeu et importance de l’assemblée générale au sein des SCI

Une garantie en termes de responsabilité

Dans le monde des société civiles immobilières (SCI), la responsabilité des associé(e)s est un sujet crucial et pourtant souvent méconnu.

Contrairement à l’associé(e) de société commerciale (or les sociétés en noms collectifs), l’associé(e) de SCI (et a fortiori généralement de société civile) est tenu(e) solidairement et indéfiniment responsable des dettes sociales, même sur ses biens personnels.

Cette responsabilité illimitée signifie que si la SCI ne peut pas rembourser ses dettes avec ses propres actifs (notamment ses emprunts bancaires mais aussi les dettes de la société envers certain(e)s associé(e)s en comptes courants), les créanciers peuvent se tourner vers les biens personnels des associé(e)s pour obtenir le paiement. Cela inclut les biens immobiliers, les comptes bancaires et autres avoirs personnels des associé(e)s.

La contrepartie de cette responsabilité illimitée des associé(e)s est leur droit sans réserve à avoir des informations précises sur la conduite des affaires et l’évolution du patrimoine de la société dans laquelle ils sont associé(e)s.

En clair : Voter d’accord mais voter éclairé.

Conditions :

• Pour qu’un(e) mineur(e) devienne associé(e) d’une SCI, il(elle) doit effectuer un apport à la société.
• Si l’apport est en numéraire (sommes d’argent), la loi n’impose pas de demander une autorisation au juge des tutelles. L’accord des deux parents est obligatoire s’ils possèdent l’autorité parentale.
• Si l’apport du(de la) mineur(e) porte sur un bien immobilier, l’autorisation du juge des tutelles est obligatoire.

Risques :

Le(La) mineur(e) qui devient associé(e) d’une SCI est responsable indéfiniment des dettes sociales à proportion de ses parts dans le capital social comme n’importe quel(le) associé(e). Pas d’excuse de minorité en société civile.

Les statuts peuvent limiter la responsabilité d’un(e) mineur(e) au montant de ses apports. Mais pour être vraiment protectrice, cette clause doit être accompagnée d’une renonciation des créanciers (une banque en cas de prêt, par exemple) au droit de poursuivre les associé(e)s mineur(e)s, renonciation qui suppose d’être obtenue a priori et assez complexe en pratique.

Il est donc crucial pour les associé(e)s de bien évaluer les risques avant de s’engager dans une SCI et de mettre en place des mesures de gestion financière appropriées pour protéger leurs intérêts personnels.

Une garantie de transparence

L’approbation des comptes garantit la transparence financière au sein de la société. Elle permet aux associé(e)s de suivre l’évolution de leur investissement, de comprendre comment les fonds ont été utilisés et de vérifier la conformité aux objectifs fixés. Elle permet d’autoriser ou non les travaux présentant un impact important sur la valeur du patrimoine de la société dont ils sont associé(e)s.

Cela renforce la confiance entre les associé(e)s et évite les malentendus ou les soupçons de gestion opaque.

Une petite obligation face à une prise de décision éclairée

En examinant les comptes, les associé(e)s peuvent évaluer la rentabilité de la société, identifier les éventuels problèmes financiers et prendre des décisions éclairées pour l’avenir.

Cela peut inclure des ajustements de stratégie, des investissements supplémentaires ou des changements dans la gestion.

Cette étape présente également des enjeux financiers significatifs en matière :

• D’affectation des résultats et par conséquent,
• De structuration et optimisation du patrimoine,
• De l’impact potentiel sur la fiscalité (IR) des associé(e)s et les droits de succession de leurs héritiers.

Et de répondre à la question : à qui appartient le résultat de la SCI ?

Les résultats de la société civile appartiennent aux associé(e)s proportionnellement à leur détention du capital social. Cette répartition peut toutefois faire l’objet d’aménagement dans le cadre de démembrement de propriété des parts sociales.

Ainsi, si par principe la loi stipule que les revenus courants de la société (résultat du dernier exercice clos) appartiennent aux usufruitiers(ères) et les résultats exceptionnels (résultats mis en réserves, résultats liés à une cession…) appartiennent aux nus-propriétaires, rien n’interdit aux associé(e)s de convenir d’une autre règle par convention écrite et portée dans les statuts pour être opposable à l’administration fiscale. Il peut à ce sujet y avoir un enjeu à formuler une règle statutaire conforme aux intérêts des associé(e)s et non à s’en remettre au Code Civil pour décider la règle applicable.

Attention également aux associés en indivision.

Vous avez obtenu des parts de la société par suite d’un décès, sans partage dans la dévolution successorale, vous êtes en indivision sur les parts sociales. Vous étiez mariés en communauté et aviez des parts au sein de la communauté mais vous divorcez et la convention de divorce n’a rien prévu sur les parts de la SCI, vous êtes en indivision.

Qu’est-ce que cela change pour vous ?

Le résultat ne vous appartient pas personnellement pour votre quote-part dans l’indivision. Désolé de cette mauvaise nouvelle ! le résultat des parts indivises reste en indivision sauf à payer un droit de partage et à accepter ce partage. Ce n’est ni au gérant de décider pour vous, ni à l’expert-comptable, ni à l’avocat, mais aux membres de l’indivision à l’unanimité (ou selon une règle prévue par convention d’indivision).

Un outil en matière de gestion des conflits

L’approbation des comptes peut servir de mécanisme de résolution des conflits entre associé(e)s.

En discutant ouvertement des résultats financiers et des décisions de gestion, les associé(e)s ont l’occasion de régler les divergences d’opinions ou les désaccords potentiels ou du moins de les formaliser à la fois sur la nature de ces divergences et sur les propositions de résolutions. Cela contribue à maintenir des relations harmonieuses et à prévenir les litiges coûteux, très nombreux lors des cessions de parts ou donations.

En cas de litige pendant entre les associé(e)s, des procès-verbaux circonstanciés et conformes à la réglementation sont la garantie d’avoir des éléments probants à apporter au juge pour éclairer ses décisions afin d’objectiver les débats entre associé(e)s, conseils et pouvoir judiciaire.

Par ailleurs, le respect du formalisme est la seule garantie permettant d’éviter la remise en cause des décisions prises en assemblées. A ce titre, si la gérance n’est pas en capacité de rapporter la preuve de convocations conformes à la fois dans la forme et le fonds, de produire des procès-verbaux et documents clairs, il demeure un risque de nullité des décisions, ce qui pourrait remettre en cause, à la fois la comptabilité mais les certitudes des associé(e)s sur le patrimoine leur revenant.

En conclusion

L’approbation des comptes est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il s’agit d’un pilier fondamental de la bonne gestion du patrimoine immobilier, de la transparence, de la responsabilité du(de la) gérant(e) et de chaque associé(e) et de la confiance entre toutes ces parties prenantes.

La bonne application des règles légales et statutaires encadrant notamment la répartition du droit au résultat attaché aux parts sociales démembrées ou non, implique la tenue d’une comptabilité de la société, même simplifiée, ainsi que l’approbation chaque année desdits comptes.