Les conditions générales de vente et le risque fiscal associé

Suite aux nouveautés sur les conditions générales de vente et notamment le risque fiscal associé, nous avons voulu effectuer un rappel sur ces règles tout en donnant des perspectives sur la prévention des impayés dans ce contexte économique tendu.

Selon la définition du Larousse un client est une « Personne qui reçoit d’une entreprise, contre paiement, des fournitures commerciales ou des services », donc sans paiement pas de client.

Les trois points d’attentions fiscaux présentés sont :

• Les conditions pour une déduction fiscalement acceptée des provisions sur créances clients ;
• Les particularités pour la récupération de la TVA en cas d’impayés ;
• Et les pénalités pour défaut de mention obligatoire sur les factures (dont les conditions générales de ventes et notamment l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement).

Les conditions générales de ventes ne sont pas qu’une contrainte, c’est également l’opportunité de se prémunir contre les impayés et les litiges avec les clients. Aussi, il est important de mieux appréhender les enjeux des conditions générales de vente et d’une manière générale les étapes clé d’une vente réussie.

Le constat :

• Les établissements publics et les grandes entreprises ne sont pas des paiements garantis (exemple CHU de CAEN) ;
• L’équivalent de chiffre d’affaires nécessaire pour compenser un impayé est selon les activités considérable (avec un taux de marge net de 20 %, il faut 25000 euros de chiffres d’affaires pour compenser un impayé de 5000 euros) ;
• Les motifs d’impayés sont très variés ;
• Seuls 23 % des impayés proviennent de difficultés financières et la gestion du recouvrement doit être adaptée à la typologie du « mauvais payeur » ;

Les actions de recouvrement nécessitent au préalable une bonne maîtrise du cycle client et de l’organisation du client. En effet, certains clients et notamment les collectivités sont organisés avec un interlocuteur pour les commandes, un pour les livraisons, un pour la validation de la concordance de la facture avec la commande et la livraison, un pour le paiement, un pour la gestion des litiges… sans que ces interlocuteurs ne communiquent entre eux.

Parler des modalités de paiement n’est pas un « gros mot » mais un gage de sérieux et le meilleur moyen de connaître dès le départ les bons interlocuteurs. D’ailleurs, un client qui n’accepterait pas de s’engager sur les modalités de paiement n’est pas selon la définition du Larousse un client mais plutôt un futur impayé.

Mettre en place des conditions générales de vente permet de définir le délai de paiement. La loi encadre ces délais à 45 jours fin de mois ou 60 jours nets date de facture mais ne définit pas dans quel délai la facture va être établi par rapport à la livraison. D’ailleurs pour une facture émise le 20 juin payable à 45 jours de mois, plusieurs lectures sont possibles et notamment le 15 juillet (fin de mois + 45 jours) ou  le 30 juillet (+45 jours et fin de mois).

Définir clairement les pénalités de retard de paiement n’oblige pas l’entreprise de les faire supporter aux clients. Il est toutefois recommandé de les facturer car cela fait partie des moyens d’encourager les règlements dans les délais ou de les accélérer pour les mauvais payeurs mais également pour démontrer leur application et donc le respect de la législation. Toutefois, le chef d’entreprise peut toujours réaliser des avoirs pour certains clients selon les relations commerciales.

Il est à noter que les collectivités paieront les pénalités de retard si elles ne respectent pas les délais convenus dans les conditions générales de ventes. De même, dans le cadre de litiges commerciaux ou de procédure collectives, l’ajout à la créance principale donne une base plus large aux demandes et permet de limiter dans certains cas la « casse ».

Les retards de paiement doivent être suivi et faire l’objet d’une relance systématique avec une procédure pour éviter de nombreux coûts additionnels :

• Les frais financiers pour découverts ou frais d’intervention en cas de manque de trésorerie ;
• L’envoi de commande ou la réalisation de prestations pour des clients qui ne sont plus solvables ;
• Des frais administratifs (temps en interne, téléphone, timbres, courriers, huissiers…) ;
• Des créances irrécouvrables.

Le retour des relances est d’autant plus important qu’il est vite déclenché. Un retard de paiement pour quelque motif qu’il soit peut devenir en quelques mois une créance gelée pendant quelques années en cas de redressement judiciaire ou perdue en cas de liquidation. Avec les critères de Bâle III, les découverts bancaires vont se restreindre et les impayés risquent d’augmenter. Une analyse financière régulière est à envisager le plus souvent possible sur les clients récurrents et les nouveaux clients.

En partenariat avec Sophie PAGAN SEDJAI, SPS Conseil.