Conventions réglementées dans les sociétés : ce qu’il faut savoir sur la procédure de contrôle

Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous avez organisé votre activité entre différentes sociétés, qui ont entre elles des relations commerciales ou financières ? Vous louez à votre société des locaux qui vous appartiennent personnellement ? Vous avez consenti à votre société un abandon de créance avec clause de retour à meilleure fortune ? Vous devez alors vous assurer que vous respectez bien la procédure de contrôle des conventions réglementées.

Une convention réglementée, qu’est-ce que c’est ?

Une convention réglementée c’est un contrat, conclu directement ou indirectement entre une société et l’un de ses dirigeants ou associés, qui n’est ni libre, ni interdit.

Une convention est dite libre lorsqu’elle est conclue à des conditions normales, et une convention est interdite lorsqu’elle procure à un dirigeant ou associé un avantage trop important au détriment de la société : c’est par exemple le cas d’un compte courant débiteur pour un associé personne physique.

À quoi sert la procédure de contrôle des conventions réglementées ?

Le point commun à toutes les conventions réglementées, c’est la procédure de contrôle prévue, qui est destinée à s’assurer que les dirigeants de la société ne puissent pas de façon anormale, utiliser les ressources de la société au détriment de celle-ci et des associés.

Ce qu’il faut retenir, c’est que la notion de « convention réglementée » renvoie à des règles très précises, mais qui diffèrent selon la forme de la société.

On utilise certes le même terme, mais le champ d’application d’une part, et la procédure à respecter d’autre part, sont distincts selon que l’on se trouve en société anonyme, en société par actions simplifiée, en société à responsabilité limitée ou même en société civile.

Un dirigeant de société souhaite, pour installer de nouveaux bureaux, louer des locaux qui lui appartiennent personnellement.

La procédure de contrôle prévue pour les conventions réglementées permettra dans ce cas aux associés de contrôler que le montant du loyer n’est pas excessif.

Cette procédure sera différente selon la forme de la société :

– Si la société est une société anonyme : le dirigeant, qui a le titre de Directeur Général, devra obtenir l’autorisation préalable du Conseil d’administration avant de signer ce bail au nom de la société. Il devra ensuite soumettre cette convention à l’approbation des associés, lors de la prochaine Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

– Si la société est une société par actions simplifiée (SAS), le Président n’aura pas en principe à recueillir d’autorisation préalable, il devra uniquement soumettre la convention aux associés lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Comment sont présentées ces conventions aux associés ou au Conseil d’administration ?

Pour présenter les conventions réglementées, c’est un rapport spécial qui est établi et présenté aux associés.

Ce rapport spécial contient toutes les caractéristiques des conventions réglementées conclues ou exécutées au cours de l’exercice qui sont nécessaires à la bonne information des associés :

• L’énumération de chaque convention,
• Le nom des dirigeants ou associés concernés,
• Les modalités essentielles de la convention : le prix pour une vente, le taux d’intérêt pour une avance ou un prêt, ou encore le montant du loyer et des charges pour un bail.

Ce rapport spécial est en principe établi et présenté par le dirigeant de la société. Cependant, si la société est dotée d’un Commissaire aux comptes, c’est à lui d’établir ce rapport, en plus du rapport qu’il établit sur les comptes annuels.

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Quelle sanction en cas de non-respect de la procédure de contrôle, ou d’oubli d’une convention dans le rapport spécial ?

Encore une fois, tout dépend de la forme sociale, mais de manière générale, le dirigeant qui n’aurait pas rempli ses obligations expose sa responsabilité civile personnelle.

Cela veut dire qu’en cas de dommage subi par la société du fait de la signature d’une convention réglementée pour laquelle la procédure de contrôle n’aurait pas été respectée, le dirigeant sera tenu d’indemniser la société sur ses propres deniers.

En plus de cette responsabilité civile du dirigeant, la nullité de la convention pourra être prononcée dans certains cas.

Quelles nouveautés ont été introduites par la loi Pacte en matière de conventions réglementées ?

La loi Pacte a transposé en droit français une partie de la directive européenne relative aux droits des actionnaires ; ce faisant elle a modifié les règles de publicité et de procédure de contrôle des conventions réglementées, mais seulement pour les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions.

On peut retenir que désormais pour ces deux formes sociales, quand le Conseil d’administration statue sur l’autorisation préalable d’une convention, l’administrateur concerné ne peut pas prendre part au vote. Et quand c’est l’Assemblée générale ordinaire annuelle qui statue sur une convention, les titres de l’actionnaire concerné sont maintenant pris en compte pour calculer le quorum.