Entrepreneur, vous entendez régulièrement parler de dématérialisation, voire de facturation électronique ? Vous vous interrogez sur l’intérêt d’adopter les technologies numériques, donc de réduire ou d’abandonner peu à peu le format papier ? Nous vous expliquons tous les avantages de la digitalisation des factures, tant en PME qu’en TPE. Vous comprendrez pourquoi lancer le processus sans attendre la facture électronique comporte plusieurs atouts pour votre société.

Préambule : qu’est-ce que la digitalisation pour une entreprise ?

La transformation digitale fait partie des processus qui prennent de plus en plus de place tant dans la vie privée que dans le milieu professionnel. Elle coïncide avec le développement des services web ainsi que les outils de communication et de recherche d’informations en ligne. N’oublions pas l’apparition du cloud, soit le stockage de données et l’hébergement de logiciels sur des serveurs distants.

Principes de la digitalisation ou dématérialisation des documents

Issu de l’anglais, le mot digitaliser veut dire numériser. La définition de la digitalisation correspond donc à l’action qui consiste à créer un fichier numérique à partir d’un document papier. Vous entendez aussi fréquemment parler de dématérialisation. Ce synonyme signifie rendre immatériel un support matériel à l’origine. C’est par exemple possible pour une facture fournisseur.

? nb : dorénavant, la bonne démarche consiste à s’échanger des documents 100% dématérialisés.

La digitalisation, un processus à lancer avant l’obligation de facture électronique entre les entreprises

La digitalisation à l’arrivée du courrier suppose de passer par un système de scan. L’utilisation de nouvelles technologies comme l’océrisation consiste à reconnaître les caractères afin de générer la comptabilisation automatique des factures par lecture optique. Avec ce processus de numérisation pour vos factures entrantes, vous démarrez la transformation digitale de l’entreprise. C’est une première marche qui vous aidera à franchir l’étape suivante, le passage en 2026 et 2027 à la facture électronique obligatoire. 

1 – Avantages de la digitalisation pour la circulation, le contrôle et la validation des factures

Une gestion des factures fournisseurs sur le mode digital signifie que dès leur arrivée dans l’entreprise, elles se stockent, s’exploitent et s’archivent dans un format numérique. Le papier ne circule plus après l’opération de dématérialisation. Le fichier PDF reçu par mail ou téléchargé sur la plateforme d’un fournisseur ne s’imprime plus.

Les avantages de la digitalisation à ce stade sont nombreux :

• stockage de chaque fichier numérique à un endroit unique et accessible de toutes les personnes autorisées, dans l’entreprise, comme dans le cabinet comptable ;
• réduction du risque de perte de documents dans l’entreprise, comparé aux factures papier qui circulent d’un bureau à l’autre ;
• traçabilité totale du processus, de la commande fournisseur jusqu’au paiement de la facture.

2 – Avantages financiers de la dématérialisation des factures

La gestion administrative coûte de l’argent. En tant que dirigeant de PME ou de TPE, vous recherchez des sources d’économie, surtout en ces temps d’inflation. La bonne nouvelle, c’est que la digitalisation des factures contribue en effet à réduire les coûts.

Dans le cadre du projet de réforme de la facture électronique, diverses études ont mis en évidence le coût moyen de traitement d’une facture papier qui arrive dans l’entreprise en provenance du fournisseur. Il varie entre 14 et 20 euros. Les mêmes sources d’information avancent une réduction de ce coût de l’ordre de 50 à 75 % en passant à la dématérialisation des factures fournisseurs.

3 – La digitalisation des factures fournisseurs : un processus qui sécurise la chaîne d’approvisionnement en entreprise

Un autre aspect de la digitalisation, c’est l’accélération du processus achat, de la réception de la facture à son paiement. Le fait de travailler avec vos fournisseurs dans un format digital, de la commande informatisée au paiement de la facture, facilite le suivi des litiges. Les rapprochements des informations entre commande, réception et facturation s’automatisent. L’identification d’erreurs ou de désaccords se simplifie. La relation fournisseur et la communication s’améliorent.

Tous ces éléments conduisent à valider rapidement les pièces et potentiellement à les payer plus vite. Cette efficacité accrue réduit les relances des fournisseurs qui réclament le paiement de leurs factures. L’amélioration de leur trésorerie les incite à travailler avec votre entreprise. Vous sécurisez votre chaîne d’approvisionnement et confortez la relation fournisseur. La mise en place de la digitalisation des flux entrants constitue un processus vertueux pour tout le monde, vos équipes comme vos partenaires. 

4 – Une collaboration simplifiée au sein de l’entreprise comme avec le cabinet comptable

Le fait que toutes les tâches de contrôle et de validation des factures s’effectuent sur le même support digital archivé à un endroit unique facilite le travail collaboratif.

Le processus d’archivage et de circulation de l’information favorise la collaboration au sein des équipes

Les salariés peuvent interagir sur les documents sans passer à leur bureau. Un simple smartphone suffit pour valider un achat en attente. Les systèmes de gestion dématérialisée des factures autorisent les équipes à commenter chaque document en ligne. Il devient inutile d’envoyer une copie annotée par courrier interne ou par mail.

Un partage de l’information facilité avec les collaborateurs du cabinet comptable

Cette digitalisation présente aussi l’avantage de fluidifier les échanges avec votre expert-comptable et ses collaborateurs. Finies les relances du cabinet en fin de mois pour les pièces manquantes ! Vous transmettez au fil de l’eau toutes les factures papier par une simple photo. Le comptable récupère également lui-même les pièces sur des plateformes fournisseurs et les stocke dans un espace sécurisé auquel l’entreprise accède.

? nb : Avec l’obligation de facturation électronique, les factures arriveront automatiquement depuis de nouvelles plateformes.

5 – La dématérialisation des factures, un facteur d’amélioration de la gestion comptable

Non seulement la digitalisation présente l’avantage de vous faire gagner du temps avec une meilleure efficacité organisationnelle, mais en plus elle fiabilise la comptabilité. Le fait d’automatiser les écritures comptables par rapport à la saisie manuelle réduit le risque d’erreur. Les comptes gagnent donc en exactitude.

Les collaborateurs du cabinet économisent du temps dans les tâches comptables. Ils peuvent se consacrer à la gestion et non pas seulement à la tenue. Avec ce temps disponible, ces comptables gestionnaires développent l’analyse mensuelle de vos données et indicateurs clés. Ils font preuve de plus de proactivité. Ils vous alertent immédiatement sur les points à surveiller ainsi que les axes d’amélioration.

6 – Des délais d’établissement des situations comptables raccourcis pour un meilleur pilotage de la performance

Avec la digitalisation des achats de l’entreprise, le cabinet comptable peut donc vous transmettre les situations mensuelles plus vite. Il prépare le tableau de bord dans la foulée. Vous en disposez plus tôt dans le mois qui suit. Votre comptabilité se tient ainsi au fil de l’eau chaque mois. C’est du temps de gagné aussi pour le bilan annuel.

Or, quoi de mieux en tant que dirigeant d’une entreprise que de disposer des données essentielles de pilotage plus vite ? Avec le tableau de bord d’activité et comptable émis plus rapidement, vous bénéficiez d’informations plus fraîches pour prendre vos décisions. C’est un autre avantage de la digitalisation. Ce processus contribue donc à la performance de votre business.

7 – Avantage de la digitalisation : une étape essentielle pour se préparer sereinement à la facturation électronique

En France, comme partout en Europe, la facturation électronique se déploie peu à peu. Le calendrier est certes repoussé dans notre pays. Pour autant, quelle que soit la taille de votre entreprise, cette obligation fiscale et organisationnelle vous concernera. 

La digitalisation des factures, une première marche importante vers la facturation électronique

En initiant la dématérialisation des factures dès maintenant, vous bénéficiez des nombreux atouts que nous venons de détailler. Et vous entamez la démarche qui vous emmènera naturellement et sereinement à la facture électronique. C’est en effet la première étape de conduite du changement dans l’entreprise.

Les solutions de digitalisation proposées par In Extenso à ses clients TPE et PME

Chez In Extenso, nous sommes convaincus que démarrer rapidement cette digitalisation facilitera votre passage futur à la facture électronique. En effet, toutes les entreprises devront transiter par une plateforme pour transmettre leurs factures à leurs clients. Le fait d’utiliser de tels services dès maintenant permet une transition en douceur, car la facturation électronique n’entraînera pas de nouvelles modifications organisationnelles.

Aussi, nous avons décidé de proposer dès maintenant à nos clients et aux entreprises en général, des solutions complètes et sécurisées pour la dématérialisation de leurs factures. Notre plateforme construite avec Fulll s’adapte aux exigences à venir de la facturation électronique pour 2026 et 2027 (voire 2025, si le Sénat l’emporte).

Ainsi, In Extenso offre sans surcoût pour les utilisateurs :

• un module achats gratuit pour gérer la digitalisation des factures fournisseurs, accessible sur notre portail Inexweb ;
• un module de facturation gratuit, dès début 2024, pour toutes les entreprises qui établissent actuellement leurs factures manuellement, sur un tableur ou un traitement de texte.

Ces multiples avantages de la digitalisation pour une PME ou TPE incitent à adopter un tel processus de transformation digitale sans attendre. En effet, pourquoi repousser la poussière sous le tapis et ne pas bénéficier de ces atouts immédiatement ? Client ou non, nos cabinets d’expertise comptable se tiennent à votre écoute pour vous accompagner dans la digitalisation de vos données. N’hésitez pas à prendre contact avec eux !