La réunion d’orientation : un moment pour prendre de la hauteur

Le principe de la réunion d’orientation est simple : s’accorder du temps avec son client, en amont, lors d’un rendez-vous préparatoire, et dans le cadre d’une démarche structurée et formalisée.

Cette démarche a pour objectifs de :

• détecter les attentes de son client afin de lui proposer, le moment venu, les missions complémentaires adaptées ; mais aussi identifier les éventuelles insatisfactions et les corriger
• préparer le bilan de façon optimale en évitant les travaux inutiles et en identifiant les zones de risques.

Témoignage de Francisco MOYA, Directeur de Négonor, suite à la Réunion d’Orientation conduite par Gérard Simon, Associé In Extenso à Béthune.
« Tout d’abord dans le pilotage d’une société il est primordial d’avoir des moments où l’on fait une pause pour prendre de la hauteur sur notre activité. On fait ce travail dans plusieurs domaines ; la stratégie moyen long terme, la politique commerciale, une réflexion sur la gamme, la diversification…

La société NEGONOR étant une société fédérant la politique commerciale grande distribution et export de ses structures associées, elle se doit d’avoir une vision, un cap à suivre. Nous avons un certain nombre de réunions, de séminaires, de groupes de travail pour faire vivre ces objectifs. La gestion comptable et financière de la société fait, elle aussi, l’objet d’une attention particulière. Un certain nombre de tableaux de bord et un outil informatique performant nous permet d’avoir une vision relativement performante de notre situation tout au cours de l’année.

Nous faisons appel à In Extenso et bénéficions du contrôle d’un commissaire au compte pour valider nos comptes.

En quoi cette réunion d’orientation nous est utile ?

Tout d’abord, faire un point relativement complet sur la situation de la société en milieu d’exercice comptable permet de lister les points sensibles, les points d’amélioration.

Si j’avais un parallèle à faire avec le sport ce serait le suivant ; un entraineur de foot à la mi-temps d’un match peut redonner à chacun des joueurs des instructions personnalisées, tout en remobilisant l’ensemble de son équipe de façon collective, il a aussi la possibilité de faire quelques changements dans l’organisation. Ce qui est important c’est le résultat à la fin du match… s’il réagit à 5 minutes de la fin, il a moins de chance d’influer sur le résultat final.

En terme d’organisation d’avoir un calendrier de travail précis cela permet de mieux organiser, mieux anticiper et in fine faciliter la réalisation du bilan final. Faire le point par rapport au prévisionnel permet d’affiner là aussi le pilotage. Enfin NEGONOR ayant des associés qui ne sont pas présent dans la gestion quotidienne de l’entreprise, il est important d’avoir des supports structurés pour les informer convenablement en cours d’exercice.

Le document fourni lors de la Réunion d’Orientation a d’ailleurs servi comme support lors d’un  séminaire du groupe en septembre dernier.

En résumé le pilotage d’une société nécessite une attention de chaque instant, avoir des outils de suivi, un accompagnement régulier, permet d’appréhender au mieux les responsabilités qui sont celles d’un chef d’entreprise. »

NEGONOR en quelques mots…

Depuis sa création en 1968, NEGONOR s’engage chaque année à proposer à ses clients le meilleur rapport qualité/prix pour tous les types de pommes de terre (primeurs, biologiques, labellisées, standards…) au travers de larges gammes de produits.

Aujourd’hui, SAS composée de 9 associés-dirigeants dont le siège social est basé à Hazebrouck, elle génère 15 millions d’€ de chiffres d’affaires et s’appuie sur 9 sites de conditionnement en France regroupant 150 salariés et 3 antennes commerciales.

Les enseignements clés

Il est important de pouvoir prendre un moment de recul à mi-parcours pour bien recadrer les objectifs et préparer plus en amont le bilan final. Un accompagnement et un suivi régulier permettent au chef d’entreprise de s’ajuster et mieux appréhender les étapes clés de son activité.