Le processus budgétaire, outil de pilotage et de management

Outil de pilotage collaboratif, le processus budgétaire vous garantit une meilleure visibilité sur les performances de votre entreprise. Contrairement aux idées reçues, il n’est pas si compliqué à mettre en œuvre au sein d’une PME.

Le chef d’entreprise est un pilote. Sans tableau de bord il navigue à vue et risque de caler ou de tomber en panne. Le budget de votre entreprise est votre tableau de bord. Il permet de mieux négocier les virages et d’éviter de foncer dans le mur. Le processus budgétaire définit les orientations stratégiques d’une entreprise en chiffrant l’avenir. Il permet de dégager les principaux axes stratégiques et objectifs ainsi que les investissements et les dépenses prioritaires.

C’est un outil décisionnel et nécessaire peu importe la taille de son entreprise. Dispositif déjà bien huilé dans les grands groupes, le processus budgétaire est souvent mis de côté par les TPE/PME qui le jugent trop complexe. Pourtant, ce n’est pas aussi fastidieux que ça en a l’air. Pour vous aider, voici les 6 étapes clés.

Impliquez vos chefs d’équipe

Pour qu’un processus budgétaire soit fructueux, il doit être mené collectivement. Il est recommandé d’organiser une réunion préalable avec tous les responsables des services de l’entreprise avant la clôture de l’exercice comptable. Cette réunion permet de faire le bilan de l’année écoulée au sein de chaque service et d’entrevoir les perspectives d’évolution pour l’exercice à venir. Cette collecte d’information permet d’avoir une vision globale des besoins de chaque entité et de définir les futurs objectifs. Impliquer ses équipes permet de plus facilement les fédérer autour du nouveau plan stratégique qui sera établit pour le prochain exercice.

Livrez et défendez vos priorités

Les orientations budgétaires définies doivent être en cohérence avec la stratégie de développement qui doit être connue de tous. La réunion de bilan permet également de rappeler les axes de développement choisis, ainsi que les opportunités et les menaces en fonction de la conjoncture actuelle du marché. Il important de savoir en amont comment vous allez présenter et défendre les choix stratégiques pour l’année à venir (diversification, gel des embauches,…). En fonction des directives transmises il est important de laisser chaque chef de service de définir ses lignes budgétaires. Le budget de chacun devra être négocié par la suite en fonction des besoins de chacun et sera plus facile à respecter s’il est effectué conjointement entre vous et vos chefs de services.

Élaborez un rétroplanning

Cette troisième étape, le rétroplanning, est décisive dans le processus budgétaire.  Bien s’organiser est la clé de la réussite, c’est la formalisation par écrit du processus. Délais, tâches, encadrement de celles-ci, tout doit être circonscrit dans le rétroplanning en fonction des prévisions et des objectifs définit précédemment. Outil de pilotage clé au sein du processus budgétaire, il est important d’échelonner et de détailler les différentes tâches et de finaliser ce document avant de finaliser le budget du prochain exercice.

Chiffrez vos orientations

Une fois la note budgétaire finalisée, les prévisions sont traduites en données chiffrées. A ce stade, la répartition budgétaire et le budget total sont compilés. Vous avez alors une meilleure visibilité de la marge, du chiffre d’affaires et de la rentabilité. Ces informations sont compilées et présentées soit sous forme d’un document Excel ou autres.

Finalisez le budget

C’est le moment de recadrer les priorités, d’effectuer les derniers ajustements et arbitrages, en annulant ou réduisant par exemple certains investissements. Lors que le budget est finalisé et validé, il sera envoyé à tous les chefs de services et résumera les objectifs pour l’exercice à venir et détaillera les moyens alloués à chaque service pour les atteindre.

Suivez de près la mise en œuvre

Tout au long de l’année, il est important de faire un suivi régulier de son processus budgétaire afin d’anticiper la fin d’exercice ainsi que celui qui suivra. Faire le point sur les performances et résultats mensuels ou trimestriels permet de s’ajuster en fonction des aléas et de prendre rapidement des mesures en cas d’écarts. Ce suivi se fait, bien évidemment, par le biais de réunions régulières avec vos chefs de service. Vous pourrez par la suite envisagée des plans stratégiques sur de plus longues périodes (trois, cinq ans) vous permettant une marge de manœuvre plus grande. En somme, une réflexion budgétaire bien menée a une incidence positive sur la rentabilité.