Base de données unique : une formalité à ne pas négliger

A partir du 14 juin 2015, les entreprises de moins de 300 salariés ont l’obligation de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES), appelée communément « base de données unique » qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Ce dispositif s’impose, depuis le 14 juin 2014, aux entreprises de plus de 300 cent salariés.

Une circulaire n°2013-1305 du 27 décembre 2013 précise les contours d’un dispositif complexe et totalement contradictoire avec l’objectif, si souvent fulminé, de simplifier les obligations qui pèsent sur les chefs d’entreprise.

ROLE DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

La base de données unique permet, selon la circulaire n°2013-1305 du 27 décembre 2013 :

• de constituer une base à l’information et à la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• de donner une vision claire et globale sur la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ;
• de structurer les informations transmises de manière récurrente au CE (ou au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement dans le cadre d’entreprises à établissements multiples)
  Plus globalement, il s’agit de permettre aux représentants du personnel qui ont accès à cette base de comprendre la stratégie de l’entreprise afin de rendre un avis éclairé sur les sujets qui sont soumis à leur consultation.

CONTENU DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

Selon l’article L. 2323-7-2 du Code du travail, la BDES doit contenir des informations qui portent sur les thèmes suivants :

1° Investissements ;
2° Fonds propres et endettement ;
3° Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
4° Activités sociales et culturelles ;
5° Rémunération des financeurs ;
6° Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts ;
7° Sous-traitance ;
8° Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013, codifiés aux articles R 2323-1-1 et suivants du Code du travail énumère les données à produire pour chacune de ces grandes thématiques.

Les informations économiques et sociales de la base de données unique portent sur l’année en cours et les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Ces données sont présentées sous forme de données chiffrées (ou à défaut, pour les années suivantes, de grandes tendances).

MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

Il revient à l’employeur de concevoir, d’élaborer et de mettre en place la BDES.

Sont concernées les entreprises d’au moins 50 salariés. Celles d’entre elles qui ne seraient pas dotées d’un comité d’entreprise (en cas de PV de carence) devront mettre en place une BDES pour remplir leurs obligations vis-à-vis de leurs délégués du personnel exerçant les attributions du CE.

Le Ministère du travail a néanmoins recommandé aux employeurs d’engager une négociation sur la mise en place de la BDES, ou tout au moins de la construire en lien étroit avec les institutions représentatives du personnel et les organisations syndicales représentatives (Circulaire DGT précitée).

ACCES A LA BASE DE DONNEES UNIQUE

La BDES est accessible en permanence aux représentants du personnel suivants :

• membres du comité d’entreprise ou aux délégués du personnel
• membres du comité central d’entreprise
• membres du CHSCT
• délégués syndicaux,
• membres de la délégation unique du personnel, si elle existe,
• dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d’établissement.

SANCTION DU NON-RESPECT DE LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

Les membres élus du CE peuvent, s’ils estiment que l’employeur n’a pas constitué une BDES complète ou ne l’a pas actualisée, saisir le président du tribunal de grande instance, statuant en référés, pour qu’il ordonne la communication par l’employeur des éléments manquants.

Le juge statue dans un délai de huit jours.

Cette saisine n’a pas pour effet de prolonger le délai dont dispose le CE pour rendre son avis, sauf si le juge en décide autrement, en cas de difficultés particulières d’accès aux informations nécessaires à la formulation de l’avis motivé du CE (Art. L. 2323-4, al. 2 du Code du travail).

Par ailleurs, l’employeur qui omet sciemment des informations ou des mises à jour dans la base de données économiques et sociales encourt les sanctions réprimant le délit d’entrave.