Le casse-tête de la gestion RH du décalage des vacances scolaires

En raison du décalage du calendrier des vacances scolaires annoncé mercredi 31 mars 2021 par le Président de la République, de nombreux parents et, partant, de nombreuses entreprises vont être confrontés au casse-tête de la modification de dernière minute des départs en vacances…

En effet, pour faire face à ce changement imprévu, deux options sont envisageables :
• Recourir aux CP ou aux jours de repos, au besoin en modifiant des dates déjà fixées pour les vacances d’avril ;
• Si ce n’est pas possible, et à défaut de télétravail possible, solliciter un arrêt de travail pour garde d’enfants.

Les entreprises ont plutôt intérêt, dans la mesure du possible, à modifier le calendrier des départs en CP/ jours de repos en conséquence, au risque sinon de se retrouver à devoir gérer des absences plus longues (CP/jours de repos + arrêt de travail garde d’enfants).

Mais quelles sont les marges de manœuvre des employeurs ? Nous rappelons ici rapidement les règles applicables.

A noter que les règles présentées ci-après sont les règles légales et ne préjugent pas des dispositions conventionnelles ou d’usages plus favorables.

« Par communiqué de presse diffusé le 1er avril 2021, le Ministère du travail invite les employeurs à faciliter la prise de congés de leurs salariés qui ont des enfants sur les nouvelles dates de vacances scolaires (du 10 au 26 avril 2021) lorsqu’ils avaient déjà prévu leurs congés à des dates ultérieures. Il est précisé que cette démarche doit être mise en œuvre dans le cadre du dialogue entre le salarié et l’employeur ».

Les règles applicables en matière de congés payés

Hypothèse 1 : pose initiale des CP

Il s’agit en principe d’une prérogative de l’employeur qui doit porter à la connaissance de ses salariés leurs dates de congés un mois avant la date de départ (art. D.3141-6 CT).

A noter que, sous réserve de dispositions conventionnelles différentes, l’employeur fixe l’ordre des départs, en tenant compte des critères suivants (art. L3141-16 CT) :

• la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• la durée de leurs services chez l’employeur ;
• leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les employeurs sont naturellement invités à tenir compte de la situation familiale des salariés dans le contexte d’un calendrier scolaire modifié et faire preuve de bon sens, sous peine de se faire éventuellement taxer d’abus de droit.

Hypothèse 2 : modification de CP déjà posés

Si les CP sont déjà posés, l’employeur ne peut les modifier moins d’un mois avant la date prévue, sauf:

• circonstances exceptionnelles, ou
• accord collectif prévoyant un délai différent (inférieur ou supérieur) (art. L3141-16 CT).

Selon nous, il y a peu de doutes sur le fait que les annonces présidentielles d’hier pourraient être considérées comme entrant dans le champ des circonstances exceptionnelles, permettant ainsi à l’employeur de modifier unilatéralement les dates de prise des CP.

A noter toutefois que, dans un principe de loyauté et de bonne foi, ces changements devraient être annoncés au plus tôt.

Attention toutefois en cas de pose de CP sur cette période, qui se situe en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, aux règles applicables en matière de fractionnement :
• Nécessité d’obtenir l’accord du salarié pour fractionner la part du congé principal comprise entre le 12è et le 24ème jour, sous réserve de dispositions conventionnelles différentes (art. L3141-19 et s CT) ;

• Octroi de jours de fractionnement supplémentaires si plus de 6 jours ouvrables du congé légal sont accordés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre (sauf disposition conventionnelle différente ou renonciation individuelle du salarié) (art. L3141-23 CT).

Hypothèse 3 : Entreprise dans le champ d’un accord collectif sur les CP spécifique à la période Covid

Dans le contexte d’épidémie sanitaire, l’ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020 a prévu qu’un accord collectif (entreprise, ou à défaut, de branche) peut permettre aux employeurs d’imposer la prise d’une part des CP (max 6 jours ouvrables) sous réserve d’un délai de prévenance très court (min. 1 jour franc). Il peut s’agir des CP acquis ou des CP en cours d’acquisition.

Ce dispositif a été prolongé jusqu’au 30 juin 2021 inclus (ordonnance n° 2020-1597 du 16 décembre 2020).

Dans ce cas particulier, l’accord peut avoir autorisé l’employeur à s’affranchir de la nécessité de recueillir l’accord individuel du salarié pour le fractionnement (voir ci-dessus).

Si une entreprise se trouve dans le champ d’un accord de branche signé sur ce sujet, ou a négocié un accord d’entreprise en la matière, il peut être intéressant de s’y référer.

En tout état de cause, il est impératif que les salariés soient a minima informés, et le CSE consulté ou a minima informé. A défaut de pouvoir imposer les congés, l’entreprise devra recueillir l’accord des salariés concernés.

Synthèse récapitulative

Pour les CP acquis

Pour les CP pris par anticipation

L’accord du salarié est nécessairement requis (sauf accord collectif « Covid » permettant d’imposer la prise des CP acquis avant l’ouverture de la période de prise).

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Les règles applicables en matière de jours de repos

L’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 a également autorisé les employeurs à imposer la prise de jours de repos, et ce sans nécessité d’un accord collectif préalable. Ce dispositif a également été prolongé jusqu’au 30 juin 2021 inclus (ordonnance n° 2020-1597 du 16 décembre 2020).

En substance, lorsque l’intérêt de l’entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du Covid-19 (condition qui nous paraît remplie en l’espèce), l’employeur peut, sous réserver d’un délai de prévenance d’au moins un jour franc :

• Imposer la prise, à des dates déterminées par lui, de jours de repos ;
• Modifier unilatéralement les dates de prise de jours de repos.

Ce dispositif concerne :

• les jours de RTT acquis dans le cadre d’un dispositif d’aménagement conventionnel du temps de travail sur une période supérieure à 4 semaines;
• les jours de repos des salariés en convention de forfait annuels;
• les droits des salariés placés dans un CET.

Le nombre total de jours ainsi imposé ne peut excéder 10 jours. En outre, l’employeur qui use de cette faculté doit en informer le comité social et économique sans délai et par tout moyen. L’avis du comité est rendu dans le délai d’un mois à compter de cette information. Il peut intervenir après que l’employeur a fait usage de cette faculté.